SUBSTIPHARM

Normas de tratamiento de datos personales aplicables a las reclamaciones de calidad

En Substipharm, necesitamos recoger tus datos personales cuando presentas una reclamación sobre la calidad de nuestros productos; estudiamos detenidamente cada reclamación para poder mejorar nuestros productos. Necesitamos recoger y tratar tus datos personales para tramitar la reclamación de calidad.

En base jurídica para ello, exigida por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en lo sucesivo también «RGPD»), es la obligación legal de Substipharm para tramitar la reclamación de calidad de conformidad con la Directiva 2011/62/UE y el artículo R. 5124-55 del Código de Salud Pública francés. La información recogida no podrá utilizarse en ningún caso para fines distintos de los aquí previstos.

I) Datos recogidos y finalidad del tratamiento

De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y en la Ley de 6 de enero de 1978 modificada, Substipharm recopila determinados datos personales cuando se presenta una reclamación de calidad.

La finalidad del tratamiento de los datos es gestionar y controlar las reclamaciones y la calidad de nuestros productos, así como comunicarnos con la persona que ha presentado la reclamación, tal y como se detalla a continuación (en adelante, la «Finalidad»).

En Substipharm, sólo recogemos y almacenamos los datos que son pertinentes y cumplen la Finalidad del tratamiento. Los datos que pueden ser recogidos por Substipharm y los detalles de su Finalidad son los siguientes:

Datos recogidos	Finalidad detallada:
Identidad del demandante: – Apellidos – Nombre – Categoría del denunciante: Hospital / Farmacia / Profesional sanitario / Paciente / Asociación de pacientes, etc. – Dirección postal (si la dirección de correo electrónico no está disponible) – Dirección de correo electrónico – Número de teléfono	Identificar y comunicarse directamente con la persona que presenta la queja y examinarla
Identidad de la persona expuesta a la droga: – Apellidos – Nombre – Dirección postal (si la dirección de correo electrónico no está disponible) – Dirección de correo electrónico – Número de teléfono – La edad – Datos sanitarios	Evaluar y analizar la reclamación de calidad
Fármaco en cuestión: – Nombre del medicamento – Dosificación – Número de serie – Número de lote	Evaluar y analizar la reclamación de calidad

II) ¿Con quién compartimos tus datos personales?

1) Dentro del Espacio Económico Europeo

Dentro de la empresa o Grupo Substipharm, podemos compartir tus datos personales con los siguientes destinatarios:

• Departamento de Calidad de Substipharm;
• otros departamentos de Substipharm implicados en el tratamiento de los datos;
• otras entidades del Grupo Substipharm dentro del Espacio Económico Europeo.

También podemos compartir tus datos con proveedores de servicios y subcontratistas que actúen en nombre de Substipharm para los fines del tratamiento. Estos últimos serán considerados «encargados del tratamiento» con arreglo al RGPD.

Todos estos destinatarios tienen acceso a los datos personales sólo en la medida en que los necesiten para la Finalidad del tratamiento mencionada anteriormente.

Los datos se divulgan o transmiten de acuerdo con los requisitos de seguridad del GDPR.

2) Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo:

Los datos recogidos por Substipharm se procesan, almacenan y archivan en el Espacio Económico Europeo. Sin embargo, excepcionalmente, los datos pueden transferirse fuera del Espacio Económico Europeo si es necesario para tramitar una reclamación de calidad. Esto ocurre cuando

• la solicitud procede de una autoridad o agencia sanitaria nacional extranjera o internacional;
• o si el lugar de fabricación del producto al que se refiere la reclamación está situado fuera del Espacio Económico Europeo.

En estos dos casos, los datos sólo se transfieren a países reconocidos por la Unión Europea por proporcionar un nivel de protección adecuado, o mediante la aplicación de medidas para controlar la transferencia y garantizar el nivel de protección exigido por el GDPR.

III) ¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos personales?

La duración de la conservación de los datos viene determinada por la Finalidad de la recogida de datos y el tratamiento de las reclamaciones de calidad.

Los datos personales recogidos y tratados, así como el historial de reclamaciones de calidad, se conservan durante un máximo de 10 años a partir de la fecha de recepción de la reclamación.

IV) Tus derechos

Cuando presentas una reclamación de calidad y tratamos tus datos personales, tienes los siguientes derechos:

• Derecho de acceso: es decir, el derecho a acceder a los datos sobre ti que Substipharm procesa;
• Derecho de rectificación: es decir, derecho a rectificar cualquier dato sobre ti que sea inexacto o incompleto;
• Derecho de limitación: es decir, la congelación temporal de tus datos durante el tiempo necesario para realizar comprobaciones, en caso de que impugnes la exactitud de los datos;
• Derecho a oponerte al tratamiento de la totalidad o parte de tus datos personales cuando hayan sido recogidos y tratados sobre la base de los intereses legítimos de Substipharm (siempre que aportes una justificación de tu situación particular);
• Derecho a limitar el tratamiento de tus datos personales;
• Derecho a dar instrucciones relativas al almacenamiento, supresión y divulgación de tus datos personales tras tu fallecimiento.

En la medida en que la base jurídica para el tratamiento de las reclamaciones sea una obligación legal, los interesados no tienen derecho a que se supriman, porten o transfieran sus datos personales.

V) Contactar con nosotros

Si quieres ponerte en contacto con Substipharm en relación con tus datos personales, puedes escribirnos:

Por correo postal a

Substipharm

24 rue Erlanger

75016 París, Francia

Por correo electrónico a: dataprivacy@substipharm.com

Substipharm te enviará una respuesta en el plazo de un mes a partir de la recepción de tu solicitud, de conformidad con el artículo 12 del RGPD. Si Substipharm tiene que tramitar solicitudes complejas o un número muy elevado de solicitudes, el plazo para enviarte una respuesta podrá ampliarse otros dos meses. En tal caso, se te informará en el plazo de un mes a partir de la recepción de tu solicitud.

También puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control de tu Estado miembro (CNIL en Francia) en cualquier momento.

La Comisión Nacional de Informática y Libertades (3 place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 París Cedex 07, Tel. +33 (0)1 53 73 22 22 / www.cnil.fr).