Règlement de traitement des données personnelles applicable aux réclamations qualité

Chez Substipharm, nous sommes amenés à collecter vos données personnelles à l’occasion de vos réclamations sur la qualité de nos produits, afin de les analyser et d’améliorer nos produits. La collecte ainsi que le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la gestion du cas de réclamation qualité.

Sa base légale, requise au regard du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après aussi désigné « RGPD »), est l’obligation légale incombant à Substipharm de traiter la réclamation qualité conformément à la Directive 2011/62/UE et l’article R. 5124-55 du Code de la santé publique. En aucun cas les informations recueillies ne pourront être réutilisées pour poursuivre une autre finalité que celle prévue par les présentes.

I) Données collectées et Finalité du traitement

Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la Loi du 6 janvier 1978 modifiée, certaines informations à caractère personnel sont collectées par Substipharm dans le cadre des réclamations qualité.

La Finalité du traitement est la gestion et le suivi des réclamations et de la qualité de nos produits ainsi que les échanges avec la personne qui a communiqué la réclamation, comme détaillé ci-dessous.

Chez Substipharm, nous collectons et conservons uniquement les données qui sont pertinentes et répondent à la Finalité du traitement. Les données susceptibles d’être collectées par Substipharm et le détail de leur Finalité sont les suivantes :

II) Les destinataires des données personnelles collectées

1) Au sein de l’Espace Economique Européen

Nous sommes amenés à mettre à disposition caractère personnel au sein de l’entreprise ou du groupe Substipharm aux destinataires suivants :

• Au département Qualité de Substipharm
• aux autres départements de Substipharm impliqués dans le traitement des données,
• aux autres entités du groupe Substipharm au sein de l’Espace Economique Européen,

De même ces données peuvent être transférées aux prestataires de services et aux sous-traitants agissant pour le compte de Substipharm dans le cadre de la Finalité du traitement. Ces derniers seront considérés comme les « sous-traitants » au sens du RGPD.

Tous ces destinataires ont accès aux données à caractère personnel qu’autant qu’ils ont besoin d’en disposer, pour la Finalité du traitement susmentionnée.

La communication ou le transfert sont effectués conformément aux exigences de sécurité du RGPD.

2) Transferts hors de l’Espace Economique Européen :

Les données collectées par Substipharm sont traitées, stockées et archivées dans l’Espace Economique Européen. Mais par exception, un transfert en dehors de l’Espace Economique Européen peut être nécessaire au traitement de la réclamation qualité. Ces cas sont :

• la demande d’une autorité ou d’une agence sanitaire nationale étrangère ou internationale,
• ou si le site de fabrication du produit concerné par la réclamation est situé en dehors de l’Espace Economique Européen.

Dans ces deux cas, le transfert est réalisé uniquement vers des pays de destination reconnus comme assurant un niveau de protection adéquat par l’Union Européenne ou par la mise en place de mesures pour encadrer le transfert et garantir le niveau de protection requis par le RGPD.

III) Durée de conservation des données personnelles

La durée de conservation est justifiée par la Finalité de la collecte et du traitement des réclamations qualité.
Les données à caractère personnel collectées et traitées ainsi que l’historique des réclamations qualité sont conservés jusqu’à 10 ans à compter de la date de réception de la réclamation.

IV) Droits des personnes

Les personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles dans le cas d’une réclamation qualité disposent des droits suivants :

• Droits d’accès : c’est-à-dire le droit d’accéder aux données qui vous concernent qui sont traitées par Substipharm,
• Droit de rectification : c’est- à dire le droit de rectifier les données vous concernant qui seraient inexactes, incomplètes,
• Droit à la limitation : c’est-à-dire le gel temporaire de vos données le temps de procéder à des vérifications, lorsque la personne conteste l’exactitude des données,
• Droit d’opposition au traitement de tout ou partie de vos Données Personnelles lorsque celles-ci ont été collectées et traitées sur la base des intérêts légitimes de Substipharm (sous réserve de la justification de votre situation particulière),
• Droit à la limitation du traitement de vos Données Personnelles,
• Droit de formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

Dans la mesure où la base légale du traitement des réclamations est fondée sur une obligation légale, les personnes concernées ne disposent pas du droit à l’effacement, du droit à la portabilité ou au transfert des données personnelles.

V) Contact

Si vous souhaitez contacter Substipharm concernant vos données personnelles, vous pouvez écrire :

Par courrier postal :
Substipharm
24 rue Erlanger
75016 Paris
Par courrier électronique : dataprivacy@substipharm.com

Substipharm répondra dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande conformément à l’article 12 de la RGPD. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Cette prolongation sera portée à votre connaissance dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Vous pouvez également à tout moment introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre Etat Membre (CNIL en France).

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 Paris Cedex 07, +33 (0) 1 53 73 22 22 / www.cnil.fr).