SUBSTIPHARM

Regole per il trattamento dei dati personali applicabili ai reclami sulla qualità

In Substipharm abbiamo bisogno di raccogliere i tuoi dati personali quando fai un reclamo sulla qualità dei nostri prodotti; esaminiamo attentamente ogni reclamo per poter migliorare i nostri prodotti. Abbiamo bisogno di raccogliere ed elaborare i tuoi dati personali per gestire il reclamo sulla qualità.

La base giuridica per questo, richiesta dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (di seguito anche “GDPR”), è il obbligo legale di Substipharm di elaborare il reclamo di qualità in conformità alla Direttiva 2011/62/UE e all’articolo R. 5124-55 del Codice della Sanità Pubblica francese. In nessun caso le informazioni raccolte potranno essere utilizzate per scopi diversi da quelli previsti dal presente documento.

I) Dati raccolti e finalità del trattamento

In conformità alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e della Legge del 6 gennaio 1978 e successive modifiche, Substipharm raccoglie alcune informazioni personali quando viene presentato un reclamo sulla qualità.

Lo scopo del trattamento dei dati è quello di gestire e monitorare i reclami e la qualità dei nostri prodotti, nonché di comunicare con la persona che ha presentato il reclamo, come specificato di seguito (di seguito “Finalità”).

Substipharm raccoglie e archivia solo dati pertinenti e rispondenti alle finalità del trattamento. I dati che possono essere raccolti da Substipharm e i dettagli relativi alle finalità sono i seguenti:

Dati raccolti	Scopo dettagliato:
Identità del denunciante: – Cognome – Nome – Categoria del denunciante: Ospedale / Farmacia / Professionista sanitario / Paziente / Associazione di pazienti, ecc. – Indirizzo postale (se l’indirizzo e-mail non è disponibile) – Indirizzo e-mail – Numero di telefono	Identificare e comunicare direttamente con la persona che ha presentato il reclamo ed esaminare il reclamo stesso.
Identità della persona esposta al farmaco: – Cognome – Nome – Indirizzo postale (se l’indirizzo e-mail non è disponibile) – Indirizzo e-mail – Numero di telefono – Età – Dettagli sulla salute	Valutare e analizzare il reclamo di qualità
Il farmaco in questione: – Nome del farmaco – Dosaggio – Numero di serie – Numero di lotto	Valutare e analizzare il reclamo di qualità

II) Con chi condividiamo i tuoi dati personali?

1) All’interno dello Spazio Economico Europeo

All’interno della società o del gruppo Substipharm, possiamo condividere i tuoi dati personali con i seguenti destinatari:

• Il reparto Qualità di Substipharm;
• altri reparti di Substipharm coinvolti nel trattamento dei dati;
• altre entità del Gruppo Substipharm all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Potremmo inoltre condividere i tuoi dati con fornitori di servizi e subappaltatori che agiscono per conto di Substipharm ai fini del trattamento. Questi ultimi saranno considerati “responsabili del trattamento” ai sensi del GDPR.

Tutti questi destinatari hanno accesso ai dati personali solo nella misura in cui ne hanno bisogno per il suddetto scopo del trattamento.

I dati vengono divulgati o trasmessi in conformità ai requisiti di sicurezza del GDPR.

2) Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo:

I dati raccolti da Substipharm vengono elaborati, conservati e archiviati nello Spazio Economico Europeo. Tuttavia, in via eccezionale, i dati possono essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo se ciò è necessario per elaborare un reclamo sulla qualità. Questo accade quando:

• la richiesta proviene da un’autorità o un’agenzia sanitaria nazionale o internazionale;
• o se il sito di produzione del prodotto a cui si riferisce il reclamo si trova al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In questi due casi, i dati vengono trasferiti solo in paesi riconosciuti dall’Unione Europea come in grado di fornire un livello di protezione adeguato, o implementando misure per controllare il trasferimento e garantire il livello di protezione richiesto dal GDPR.

III) Per quanto tempo vengono conservati i dati personali?

La durata della conservazione dei dati è determinata dallo scopo della raccolta dei dati e dell’elaborazione dei reclami sulla qualità.

I dati personali raccolti ed elaborati e lo storico dei reclami sulla qualità vengono conservati per un massimo di 10 anni dalla data di ricezione del reclamo.

IV) I tuoi diritti

Quando fai un reclamo sulla qualità e noi trattiamo i tuoi dati personali, hai i seguenti diritti:

• Diritto di accesso: ovvero il diritto di accedere ai dati che ti riguardano e che Substipharm tratta;
• Diritto di rettifica: vale a dire il diritto di rettificare qualsiasi dato che ti riguarda che sia inesatto o incompleto;
• Diritto di limitazione: vale a dire il congelamento temporaneo dei tuoi dati per il tempo necessario ad effettuare i controlli, nel caso in cui tu contesti l’accuratezza dei dati;
• Diritto di opporsi al trattamento di tutti o parte dei tuoi dati personali quando questi sono stati raccolti ed elaborati sulla base dei legittimi interessi di Substipharm (a condizione che tu fornisca una giustificazione per la tua situazione particolare);
• Diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati personali;
• Diritto di fornire istruzioni relative alla conservazione, cancellazione e divulgazione dei tuoi dati personali dopo la tua morte.

Nella misura in cui la base giuridica per il trattamento dei reclami è un obbligo legale, gli interessati non hanno il diritto di ottenere la cancellazione, la portabilità o il trasferimento dei propri dati personali.

V) Contattarci

Se vuoi contattare Substipharm in merito ai tuoi dati personali, puoi scrivere:

Per posta a:

Substipharm

24 rue Erlanger

75016 Parigi, Francia

Per e-mail a: dataprivacy@substipharm.com

Substipharm ti invierà una risposta entro un mese dal ricevimento della tua richiesta, in conformità all’articolo 12 del GDPR. Se Substipharm deve gestire richieste complesse o un numero molto elevato di richieste, il termine per l’invio della risposta può essere prorogato di altri due mesi. In tal caso, sarai informato entro un mese dal ricevimento della tua richiesta.

Puoi anche presentare un reclamo all’autorità di vigilanza del tuo Stato membro (CNIL in Francia) in qualsiasi momento.

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy – TSA 80715 -75334 Paris Cedex 07, Tel. +33 (0)1 53 73 22 22 / www.cnil.fr).